مقایسه سامانه اطلاعاتی مدیریتی و ERP

امروزه فناوری در کسب و کار مدرن، به امری ضروری تبدیل شده است. به منظور تغییر دیجیتالی مدل‌های کسب و کار، مفاهیم و عملکردهای تجاری، شرکت‌ها دائما به دنبال فناوری‌های نوآورانه، سیستم‌های مدیریت بهتر و نرم افزارهای کاربر پسند هستند. سیستم‌های پیشرفته و نظارت، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا نه تنها در بازار داخلی بلکه در سطح جهانی بتوانند با یکدیگر، رقابت کنند. طیف گسترده ای از اصطلاحات در حوزه نرم افزار مدیریت سازمانی باعث ابهام در برخی مفاهیم شده است. در این مقاله، تفاوت بین اصطلاحات  MIS (سیستم مدیریت اطلاعات) و ERP‌ (برنامه ریزی منابع سازمانی) را بررسی خواهیم کرد و سعی داریم امکان تشخیص این اصطلاحات را فراهم کنیم.

در یک دسته بندی کلی موارد زیر را می‌توان به عنوان مهم‌ترین موارد تفاوت بین سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان برشمرد.

۱- سیستم‌های ERP به صورت بسته‌‌های نرم افزاری مرتبط به هم و مجتمع هستند در حالی که MIS‌ ها ممکن است چنین نباشند.
2-  بسته‌های نرم افزاری ERP درون یک سازمان تهیه نمی‌شوند بلکه از فروشندگان نرم افزاری خریداری می‌گردند و قسمت اعظم یک سازمان را پوشش داده، جریان اطلاعات را در تمام طول سازمان تسهیل می‌کنند.
3-  بسته‌های نرم افزاری ERP بر مبنای فرآیندهای کسب و کار هستند و نه بر مبنای اجزای وظیفه‌ای کسب و کار و این مهم‌ترین تفاوت آن‌ها با سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت IS به حساب می‌آید.
4- ERP فقط از یک پایگاه داده استفاده می‌کند در حالی که MIS‌ها ممکن است مرکز داده‌های خاص خودشان را داشته باشند و لزوماً با هم مرتبط نباشند.
5- تکنولوژی تولید و محیط توسعه بسته‌های ERP یکسان و مشابه است ولی در MIS هر بخش ممکن است در محیط و بستر جداگانه‌ای تهیه و اجرا شود.

با توجه به مطالب فوق می‌توان دریافت مهم‌ترین ویژگی یک سیستم ERP فرآیندگرا بودن آن است. در واقع یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک ERP و یکی از ضرورت‌های شکل‌گیری این‌گونه سیستم‌های سازمانی توجه به فرآیندهای سازمانی در بین حوزه‌های کارکردی است

با این حال، به بررسی جزئیات بیشتر می پردازیم.

هر دو سیستم MIS (سیستم مدیریت اطلاعات) و ERP‌ (برنامه ریزی منابع سازمانی) داده‌های کسب و کار را مدیریت کرده و به مدیران کمک می‌کنند تا تصمیمات داده محور اتخاذ کنند. با این حال، این دو سیستم بایکدیگر کمی تفاوت دارند. بنابراین، در این مقاله، شما با برخی شباهت‌ها و تفاوت‌های بین MIS و ERP آشنا خواهید شد. قبل از بیان تفاوت‌ها و شباهت‌های  MIS و ERP ، ابتدا به تعریف این دو می‌پردازیم.

MIS چیست؟

سامانه اطلاعات مدیریت یا سیستم اطلاعات مدیریت (به انگلیسی: management information system - MIS) گونه‌ای از سیستم‌های اطلاعاتی رایانه‌ای است که جمع‌آوری، کنترل و پالایش داده‌های مورد نیاز سازمان را بر عهده داشته و با به‌کارگیری روش‌های مناسب هر سازمان، اطلاعات پالایش شده را به منظور تصمیم، برنامه‌ریزی و کنترل کلیه فرایندها در اختیار سطوح مختلف مدیران قرار می‌دهد. 

MIS ، یا سیستم مدیریت اطلاعات، یک پایگاه داده متمرکز است که اطلاعات مربوط به بخش‌های سازمان را ذخیره می‌کند و به مدیران اجازه می‌دهد تا از این اطلاعات برای مدیریت جریان کار، تصمیم گیری مبتنی بر داده و تولید گزارش، استفاده کنند. مفهوم اساسی MIS پردازش داده‌های یک سازمان و ارائه آن‌ها در قالب یک گزارش در فواصل منظم است.

اجزاء اصلی این سیستم عبارت‌اند از:

 (۱) سیستمی یکپارچه برای خدمت به تعداد زیادی کاربر، 

(۲) سیستمی رایانه‌ای که تعدادی نرم‌افزار اطلاعاتی را از طریق یک پایگاه اطلاعات به هم ربط داده 

(۳) رابط کاربر- ماشین که به جستجوهای فوری و موقتی پاسخ داده 

(۴) ارائه اطلاعات به تمام سطوح مدیریتی و 

(۵) پشتیبانی از عملیات و تصمیم‌گیری

هدف اصلی پیاده سازی سیستم‌ های مدیریت اطلاعات، افزایش درآمد کسب وکار و افزایش سودآوری آن است. تصمیمات مربوط به پیاده سازی MIS معمولاً توسط مدیران ارشد فناوری یا اطلاعات اتخاذ می‌شود.

در ادامه به عملکردهای اصلی MIS اشاره شده است:

• جمع آوری اطلاعات: فرآیند جمع آوری داده‌ها از منابع مختلف است. این قسمت شامل: جمع آوری اطلاعات از سبک زندگی مشتری، سایت‌های تجارت الکترونیکی، خرید جهانی، چک کردن شخصی، خروجی یک یا چند سیستم مانند فروش، امور مالی، تجزیه و تحلیل بازار، عملیات و غیره و همچنین از سایت‌های رسانه‌های اجتماعی، می‌باشد.
• ذخیره سازی اطلاعات: تمام داده‌ها در یک پایگاه داده یا در فایل‌های داده جمع آوری می‌شوند. این داده‌ها همچنین در رسانه‌های مختلف مانن ، (DVDها، سخت درایوها و غیره) نیز ذخیره می‌شوند. برنامه‌های مبتنی بر ابر، داده‌ها را بر روی سرورهای مجازی ذخیره می‌کنند.
• پردازش داده‌ها. تبدیل تمام داده‌ها به اطلاعات معنی دار، همان چیزی است که پردازش داده نامیده می‌شود که یکی از عملکردهای مهم MIS است.
• توزیع اطلاعات و داده‌ها: از آنجا که توزیع اطلاعات، یک ضرورت است، توزیع اطلاعات و داده های مناسب به فرد مناسب در زمان مناسب خود یک مزیت رقابتی نیز محسوب می شود. اطلاعات می‌تواند به صورت گزارش، تصویر، پیام، فایل، فیلم یا صدا باشد. برای تسهیل مقایسه، اطلاعات به صورت نمودار یا جدول ارائه می‌شوند.
• پیش بینی: با کمک آمار مدرن، MIS می‌تواند کسب و کار را با استفاده از تاریخچه داده‌ها به عنوان مرجع، پیش بینی کند.
• برنامه ریزی: گزارش‌ها براساس نیازهای شرکت تولید می‌شوند. این گزارش‌ها به مدیریت کمک می‌کند تا برنامه ریزی بهتری را قبل از شروع کار، ارائه کند.
• کنترل: MIS در نظارت و ردیابی عملیات در برابر برنامه‌های سازمانی کمک می‌کند. انحراف بین عملیات و برنامه‌های سازمان برای اعمال کنترل مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرد.

همانطور که در بالا ذکر شد، MIS (سیستم مدیریت اطلاعات) عملکردهای مختلفی دارد که مدیریت را قادر می‌سازد تا به طور موثر و کارآمد عمل کند.