چشمانداز ( Vision )
” اگر توانستید کاری را تصور کنید ، حتما قادر خواهید بود آن را انجام دهید.”
(والت دیسنی)
تعاریف مختلفی از چشمانداز سازمان ارائه گردیده است. در این قسمت دو عدد از کاربردیترین آن تعاریف را ارئه مینماییم:
– چشم انداز تصویری از آینده استکه سازمان قصد دارد در زمان مشخصی به آن دست یابد.
– چشم انداز آرزوهای آتی سازمان در شرایط کنونی است.
چشمانداز سازمان دارای مشخصات خاصی است. سازمان شایسته است چشمانداز خود
را با درنظرگرفتن چنین مشخصاتی استخراج نماید. این مشخصات در ذیل ارائه
گردیده است:
– فرصت های موجود برای شرکت را نشان دهد .
– راه بهره جویی از فرصت ها را بنمایاند .
– بلند پروازانه باشد .
– منحصر به فرد باشد .
– در کارکنان رضایت شغلی ایجاد نماید .
– استانداردهای بالایی را بنا گذارد .
– در کارکنان ایجاد تعهد ، علاقه و غرور نماید .
– مسیر حرکت شرکت را به وضوح بیان کند .
– مشوق یادگیری باشد .
– مخاطب را مشخص سازد .
ماموریت (Mission )
ماموریت سازمان
همان فلسفه وجودی سازمان خواهد بود. ماموریت سازمان بیان میدارد که
سازمان چگونه می خواهد رقابت نموده و برای مشتریان خود ارزش خلق نماید.
درتدوین بیانیه ماموریت بایستی بتوان به پنج سؤال اساسی زیر پاسخ داد.که عبارتنداز:
۱. چه چیزی؟ (کالا و خدماتی که سازمان ارائه می دهد و در واقع چه نیازی از جامعه را با تامین این محصولات برآورده می سازد.)
۲. چه کسی؟ (مشتریان چه کسانی هستند؟)
۳. کجا؟(حیطه رقابتی کجاست؟)
۴. چرا؟(هدف بهینه سازمان چیست؟)
۵. چگونه؟ (ویژگیهای منحصر به فرد و مزیت های رقابتی سازمان در رسیدن به این هدفها چیست؟
در کتب مختلف پیشنهاد گردیده تا در بیانیهی ماموریت سازمان در مورد:
کارکنان به عنوان یک قلم دارایی ارزشمند، واکنش به مسائل( اجتماعی، جامعه و
محیطی)، نوع فنآوری و در نهایت تعهدی که سازمان در مقابل سلامت مالی و
رشد خواهد داشت، توضیحاتی ارائه گردد.
از نظر مسیر و جهت حرکت، ماموریت
سازمانی به همهی مدیران وحدت خواهد بخشید. ماموریت سازمانی باعث میشودکه
همهی کارکنان و مدیران سطوح مختلف سازمان دارای انتظارات مشترک گردند.
ماموریت سازمان باعث می شود که افرادو گروههای ذینفع، با گذشت زمان،
دارای ارزش مشترک گردیده و این ارزش روزبهروز تقویت گردد. ماموریت سازمانی
موجب پیدایش نوعی ارزش و هدف خواهد گردید که از طریق آن ، افراد خارج از
سازمان ، آن ارزش را معرفی شرکت خواهند دانست. در نهایت ماموریت سازمان
موجب تایید و تقویت تعهداتی نظیر: بر عهده گرفتن مسولیت عملیاتی و نیز
تضمین بقا ، رشد و سودآوری شرکت خواهد گردید.
تحلیل محیط داخلی “Internal Audit or Internal Analysis”
مثلا بودن دیوار در دانشگاه نه ضعف محسوب میگردد و نه قدرت. سه معیار برای تشخیص ضعف و قوت عوامل داخلی وجود دارد:
۱. مقایسه بارقبا:
بهتر است خودمان را با برترین رقیب در صنعت و یا رقیب برتر مقایسه
نماییم. با توجه به این مقایسه استکه ضعف و یا قوت ما مشخص میگردداین
نکته فابل ذکر استکه در این قسمت میتوانیم خودمان را با رقیب همتراز با
خودمان نیز مقایسه نماییم.
۲. استانداردهای ملی یا بین المللی:
در بیشتر صنایع استانداردهای مشخصی وجود دارد که با مقایسه خود با این
استانداردها، به ضعف و یا قوت سازمان خود پی خواهید برد. مثلا استاندارد یک
دستگاه این است که به ۲ اپراتور نیاز دارد و اگر ما از ۴ اپراتور استفاده
نماییم این ضعف ما محسوب میشود.
۳. مقایسه وضع موجود با یک وضعیت ایده آل:
وضعیت ایده آل توسط خودمان ترسیم میگردد. مثلا اگر ایده آل ما فروش ۱۰۰
میلیون در سال است و اکنون فروش ما ۸۰ میلیون است این ضعف ما محسوب میگردد.
تحلیل محیط خارجی”External Audit or External Analysis”
عواملی
هستند که ماهیتا بر عملکرد شرکت تاثیر میگذارند و تحت کنترل شرکت هستند،
البته این عوامل لزوما در داخل شرکت نمیباشند. برای تحلیل محیط داخل از
اطلاعات و داده های تولید شده از داخل کسب و کار استفاده میشود. ممکن است
این تحلیل با دعوت از یک مشاور بیرونی انجام شود تا یک تصویر مستقل از
سازمان بهدست آید.
از جمله این عوامل میتوان موارد زیر را نام برد:
- عوامل مدیریتی (تجربه، تخصص، اختیارات، سبک مدیریت، تعداد مدیران)
- عوامل منابع انسانی (میانگین سنی، جنسیت، سطح تحصیلات، روش استخدام، روش ترفیع، حقوق، بازنشستگی، بازخرید، وفاداری به سازمان، فرهنگ سازمان)
- عوامل مالی و حسابداری (سیستم حسابداری، مکانیزه یا دستی بودن، روشهای تامین مالی، میزان سود و زیان، بازدهی، نسبت های مالی)
- R&D (فعالیتهای تحقیق و توسعه، قراردادهای بیرونی، استراتژیهای R&D، تجهیزات و امکانات R&D)
- سیستمهای اطلاعات مدیریت (گزارشهای مدیریتی، امنیت گردش اطلاعات در سیستم، تولید اطلاعات، توزیع اطلاعات، سرعت گزارشدهی سیستم، دقت گردش اطلاعات)
- بازاریابی (تبلیغات، کانالهای پیام، هزینهی تبلیغات، سیاستهای تشویقی فروش، سیاستهای فروش، سیاستهای قیمتگذاری، سیاستهای توزیع)
- تولید و عملیات
(برنامهریزی تولید، تعداد خطوط تولید، شکل خط تولید، دورههای سرویس،
کالاهای نیمساخته، فرسودگی یا نو بودن ماشینآلات، شیفتهای تولید،
سیستمهای تولید)
ضعف و قوت:
در این تحلیل عواملی مدنظر قرار میگیرند که بتوانیم به آنها بهعنوان ضعف و یا قوت نگاه کنیم.
از اطلاعات و داده های محیط خارج سازمان استفاده میشود. ممکن است این
اطلاعات و عوامل خارج از کنترل سازمان باشند ولی باید در تصمیمگیری به
آنها توجه گردد.
هدف از تحلیل محیط خارج این
استکه از فرصتهایی که میتوان از آنها بهرهبرداری کرد و از تهدیداتی که
میتوان از آنها احتراز نمود، یک فهرست نهایی تهیه کرد.
در یک تقسیمبندی اولیه نیروهای خارجی به ۵ گروه تقسیم میگردند:
۱. نیروهای سیاسی، قانونی و دولتی
۲. نیروهای اقتصادی
۳. نیروهای اجتماعی، فرهنگی، بوم شناسی و محیطی
۴. نیروهای فناوری
۵. نیروهای رقابتی
تجزیه و تحلیل فرصت ها و تهدیدات محیطی:
– فرصت ها : موقعیت های مناسب و مساعد برای رسیدن به اهداف و یا پیشرفت
– تهدیدات : موقعیت های نامساعد و مشگل زا برای رسیدن به اهداف سازمان
از
نظر نگرشی، فرصتها و تهدیدات مطلق نمیباشند.به عنوان مثال وجود رقیب
قدرتمند در صنعت میتواند فرصت و یا تهدید محسوب گردد و بهطورکلی بهنگاه
استراتژیستها بستگی دارد که یک موقعیت را تهدید تصور کنند و یا فرصت.
استراتژیستها معمولا به محض مواجهه با عوامل نامساعد آنرا تهدید فرض
نمیکنند و به محض رسیدن به موقعیت های مناسب از خودبیخود نمیگردند.
